КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА БЕСПЛАТНО
звоните прямо сейчас:
Адрес:

Режим работы:

с 09 до 21
кроме вс

ПРИМЕНЕНИЕ ЖУРНАЛОВ УЧЕТА И РЕГИСТРАЦИИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Содержание:
  • По выдачу мыла работникам - Елена А. Пономарева
  • Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия
  • Журналы регистрации кадровой документации
  • Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2019
  • Журнал регистрации кадровых приказов
  • По выдачу мыла работникам - Елена А. Пономарева


    Пояснения к видео:

    Кроме того, будут освещены плюсы и минусы журнальной формы регистрации. Что следует учесть, разрабатывая не утвержденную законодательством форму журнала? Какие нюансы возникают в связи с этим? Регистрация - это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, книгу, картотеку, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты. В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска. Журнал регистрации кадровых приказов - применяется для регистрации приказов со сроком хранения 5 лет. Пример заполнения основного раздела журнала. Кадровый приказ - правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между работником и организацией. Приказы на отпуск удобнее регистрировать в "Журнале регистрации приказов на отпуск", но при небольшой численности штата допустимо регистрировать их вместе с кадровыми приказами со сроком хранения 5 лет.

    Особенно это касается кадровой деятельности.

    Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях. на вредных производствах, ненормированную, ночную и т.

    Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения.

    Исходя из этого правила, часть документов можно не регистрировать, например, полученные для сведения копии приказов руководителя по основной деятельности, копии распорядительных документов вышестоящей организации, инструктивные и нормативные документы.

    Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

    Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать. Для этого лучше иметь какой-то документ, который позволяет это делать. Таким документом может быть инструкция по делопроизводству.

    Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения. Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать.

    Если ее нет, то список нерегистрируемых документов можно ввести в действие, "узаконить" приказом руководителя организации.

    Правило второе. основным принципом регистрации является однократность - один документ в пределах одной организации регистрируется один. Вторичная повторная регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится.

    Какие кадровые документы подлежат регистрации? Можно Инструкция по организации ведения воинского учета военнообязанных и . журнал учета листков нетрудоспособности работников (приложение 14). Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно . можно воспользоваться порядком, который применяется для. Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных . Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности.

    Однократная регистрация должна обеспечить возможность проконтролировать исполнение документа, навести справки о его содержании и месте нахождения как в период его исполнения, так и в период его хранения. Помнить об этом принципе необходимо только в крупных организациях, например, там, где создано крупное управление кадров, в составе которого действует некоторое количество отделов, групп, секторов.

    В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы. Правило третье. документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания.

    Журналы регистрации кадровой документации

    Есть общее правило. отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если следовать этому правилу буквально, то в небольших и средних организациях надо завести два журнала для регистрации приказов.

    Какие кадровые документы подлежат регистрации? Можно Инструкция по организации ведения воинского учета военнообязанных и . журнал учета листков нетрудоспособности работников (приложение 14). Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно . можно воспользоваться порядком, который применяется для. Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных . Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности.

    Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения. Приказы о приеме, переводах, увольнении хранятся 75 лет. Приказы об отпусках, командировках, взысканиях - 5 лет.

    Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2019

    Поэтому даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах. В крупных организациях с большим численным составом работников и кадровых приказов будет много больше, поэтому в отдельный массив выделят уже отдельную разновидность приказа.

    Например, отдельно регистрируют приказы о приеме на работу, отдельно - об увольнении, отдельно - об отпуске и. Какой факт надо учитывать при решении о заведении еще одного журнала регистрации выделении еще одного массива регистрируемых документов?

    Например, вы регистрируете все приказы с пятилетним сроком хранения о командировании, о предоставлении отпусков, о взысканиях, об отзыве из отпусков, о направлении на обучение и.

    За полгода в папке с приказами у вас скопилось такое количество документов, что они уже там не помещаются и делом трудно пользоваться. Надо проанализировать журнал или полистать папку с приказами.

    Вернее всего, выяснится.

    Документы в соответствии с их целевой принадлежностью. Документация, которая используется в учета штата. распоряжения о найме и расчете сотрудника, о смене должности, о предоставлении отпуска, приказы о командировке.

    большая часть приказов - о предоставлении отпусков. Вывод. Надо заводить отдельный журнал для регистрации приказов о предоставлении отпуска и отдельное дело для их хранения. Сделать это следует только при наступлении нового календарного года.

    Правило четвертое. входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату.

    Какие кадровые документы подлежат регистрации? Можно Инструкция по организации ведения воинского учета военнообязанных и . журнал учета листков нетрудоспособности работников (приложение 14). Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно . можно воспользоваться порядком, который применяется для. Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных . Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности.

    Что подтверждает соблюдение этого правила? Дата на документе - она проставляется от руки, вместе с номером индексомпосле того как документ подписан. Правило пятое.

    документы регистрируют в пределах календарного года. Нумерация ведется в пределах календарного года.

    При отсутствии обязательных кадровых документов на предприятия работодателю выносится первоначальное замечание и назначается дата повторного визита инспекции по труду, в результате которого все обязательные документы должны быть заведены в соответствии с законодательством.

    В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. Правило не означает, что с наступлением нового года журнал надо закрыть.

    К примеру, журналы учета движения трудовых книжек создаются для того, чтобы своевременно уточнять, какое количество личных документов находится в кадровой службе, какие из них требуется выдавать на руки увольняющимся сотрудникам, а в каких делать определенные изменения.

    В нем отделяют жирной чертой записи о регистрации закончившегося года, через все страницы пишут номер наступившего года и начинают регистрировать документы с N 1. Как разработать систему индексации документов? Индексация документов - это присвоение при регистрации документу не только порядкового регистрационного номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов.

    Регистрационные индексы проставляются на входящих документах кроме приложенийна исходящих документах кроме приложений и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к.

    В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой.

    Журнал регистрации кадровых приказов

    Как отмечено выше, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, следовательно, их индексация предназначена для выделения регистрируемого массива, отличия их от приказов по основной деятельности.

    Но мы уже говорили, что при самом малом объеме кадровых приказов они разделяются на два массива по срокам хранения. Самый распространенный способ индексации кадровых приказов состоит в использовании индекса "ЛС" для регистрации приказов с длительными сроками хранения, с индексом "К" - кратковременных сроков.

    В этом случае в организации для регистрации кадровых приказов будет два журнала и два дела, в которые эти приказы подшивают.

    Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс "К" прибавляют к номеру приказов о движении кадров прием, перевод, увольнение.

    Что подтверждает соблюдение этого правила? Что следует учесть, разрабатывая не утвержденную законодательством форму журнала? Индексация связана с количеством издаваемых приказов.

    Но при большой штатной численности и различных категориях персонала специалисты, рабочие, служащие к первоначальному индексу "К" разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала. Например.

    Вывод. Надо заводить отдельный журнал для регистрации приказов о предоставлении отпуска и отдельное дело для их хранения.

    Какие журналы должны быть в организации обязательном порядке 2018 Справочник. Журналы учета и регистрации Наименование журнала кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

    Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

    Основные документы кадрового делопроизводства В каждом бизнесе имеется свой внутренний документооборот, который обязателен для каждого предприятия.

    В их числе. - обеспечение сохранности документов; - организация информационно-поисковых массивов; - придание документу юридической силы.

    Документацию систематически проверяет инспекция и при необходимости выносит наказание за несоблюдение требований трудового законодательства.

    "Кр" - кадровые приказы рабочих; "Ксп" - служащих; "Кс" - специалистов. Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов - три дела, в которые эти приказы подшивают.

    Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа.

    прием на работу - ЛС-п; перевод на другую работу - ЛС-пр; увольнение - ЛС-у. Соответственно, регистрация кадровых приказов в этом случае будет вестись по каждой отдельной типовой процедуре, приказы подшивают также отдельно по каждой процедуре.

    Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации. Индексация связана с количеством издаваемых приказов.

    В больших организациях количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, такими же цифрами исчисляется количество кадровых приказов.

    Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе канцелярии, общем отделе, секретариате и т.

    Следовательно, кадровой службе целесообразно разработать систему индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

    В этом случае в организации для регистрации кадровых приказов будет два журнала и два дела, в которые эти приказы подшивают.

    Порядок нумерации кадровых приказов не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

    Для Журнала регистрации кадровых приказов установлен срок хранения 5 лет. Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

    Какой факт надо учитывать при решении о заведении еще одного журнала регистрации выделении еще одного массива регистрируемых документов?

    Таким образом, можно своевременно поднять необходимый документ из архива, ориентируясь на дату его составления и подписания.

    Вернее всего, выяснится. большая часть приказов - о предоставлении отпусков.

    Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров.

    Правило первое гласит. регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

    Что следует учесть, разрабатывая не утвержденную законодательством форму журнала?

    Следовательно, выше мы перечислили все документы, которые должны быть в любом отделе кадров, больше обязательных документов в кадрового делопроизводства законодательство не содержит.

    Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

    НАДЕЖНЫЕ ЮРИСТЫ И АДВОКАТЫ

     

    ЗАКАЗАТЬ ЗВОНОК ЮРИСТА

    Бесплатные юридические консультации